Informationen zur Umstellung auf e-Rechnung

CWS Hygiene Deutschland bereitet die schrittweise Umstellung des Rechnungsversands auf e-Rechnung vor. Auf dieser Seite finden Sie die wichtigsten Informationen zur Umstellung, das Formular zur Übermittlung Ihrer Angaben sowie unsere Kontaktdaten für Rückfragen.

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Was bedeutet die Umstellung für Sie

Für viele Kunden ändert sich im Alltag nur wenig. Je nach Anwendungsfall bleibt die Rechnung weiterhin gut lesbar oder wird in einem strukturierten elektronischen Format bereitgestellt. Entscheidend ist, dass e-Rechnungen nicht nur für Menschen lesbar sind, sondern zusätzlich standardisierte Daten enthalten, die von Buchhaltungs-, Steuer- und Verwaltungssystemen elektronisch verarbeitet werden können. Ziel ist ein einheitlicherer und effizienterer Rechnungsaustausch mit weniger Medienbrüchen.

Was hinter einer e-Rechnung steckt

Im Unterschied zu einer klassischen PDF-Rechnung enthält eine e-Rechnung zusätzlich strukturierte Daten, die von Systemen direkt verarbeitet werden können. Bei ZUGFeRD bleiben Rechnungen weiterhin lesbar, gleichzeitig stehen die relevanten Informationen im XML-Format für die automatisierte Weiterverarbeitung zur Verfügung. So können Daten schneller, standardisierter und medienbruchfrei in ERP-, Buchhaltungs- und Verwaltungssysteme übernommen werden.

Welche Formate von e-Rechnung gibt es?

Eine e-Rechnung ist seit dem 1. Januar 2025 nicht einfach nur eine Rechnung per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und eine elektronische Verarbeitung ermöglichen. Ein einfaches PDF zählt in diesem Sinn nicht mehr als e-Rechnung.

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ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein hybrides e-Rechnungsformat. Die Rechnung liegt als lesbares PDF/A-3-Dokument vor und enthält zusätzlich strukturierte XML-Daten im Hintergrund. Dadurch kann die Rechnung weiterhin visuell gelesen und zugleich automatisiert verarbeitet werden. ZUGFeRD kann im B2B-, B2G- und B2C-Umfeld eingesetzt werden.

XRechnung

XRechnung ist ein standardisiertes, strukturiertes XML-Format für die elektronische Rechnungsstellung, insbesondere im Umfeld öffentlicher Auftraggeber. Im B2G-Bereich ist XRechnung in Deutschland der maßgebliche Standard für den elektronischen Rechnungsaustausch mit der öffentlichen Verwaltung.

PEPPOL

PEPPOL ist streng genommen kein eigenes Rechnungsformat, sondern ein standardisiertes Netzwerk beziehungsweise Übertragungsweg für den sicheren elektronischen Austausch von Rechnungen und anderen Geschäftsdokumenten. Über PEPPOL können strukturierte e-Rechnungen effizient und standardisiert zwischen Organisationen ausgetauscht werden.

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Warum wir Ihre Angaben benötigen

Damit wir Ihren künftigen Rechnungsversand korrekt einrichten können, benötigen wir einige Angaben von Ihnen. Dazu gehören vor allem Ihre Kunden oder Debitorennummer, die passende Empfangsadresse und die Information, welches Rechnungsformat in Ihrem Unternehmen genutzt werden soll.

In vielen Fällen ist ZUGFeRD die vorgesehene Lösung. Dieses Format verbindet eine gut lesbare Rechnung mit strukturierten Daten für die elektronische Weiterverarbeitung. Wenn in Ihrem Unternehmen besondere Anforderungen bestehen, zum Beispiel im Umfeld öffentlicher Auftraggeber, prüfen wir gemeinsam mit Ihnen, ob stattdessen XRechnung erforderlich ist.

Wie es nach Ihrer Rückmeldung weitergeht

Sobald uns Ihre Angaben vorliegen, prüfen wir diese und ordnen sie Ihrem Kundenkonto zu. Falls Informationen fehlen oder Rückfragen bestehen, melden wir uns direkt bei Ihnen.

Anschließend bereiten wir die Umstellung Ihres Rechnungsversands vor. Sofern bei Ihnen keine besonderen Anforderungen bestehen, erfolgt diese in der Regel auf Basis von ZUGFeRD. In Fällen, in denen XRechnung notwendig ist, stimmen wir das weitere Vorgehen individuell mit Ihnen ab.

Unser Ziel ist es, die Umstellung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten und den künftigen Rechnungsversand sauber und passend für Ihre Prozesse einzurichten.

So können Sie uns Ihre Angaben übermitteln

Bitte senden Sie uns Ihre Angaben per E Mail. Über den Button unten öffnet sich automatisch eine vorbereitete E Mail in Ihrem Standard-Mailprogramm, zum Beispiel Outlook. Dort müssen Sie die fehlenden Informationen nur noch ergänzen und die E Mail absenden.

Bitte halten Sie dafür nach Möglichkeit folgende Informationen bereit:

Ihre Kunden- oder Debitorennummer
den Namen Ihres Unternehmens
das gewünschte Rechnungsformat
die passende Empfangsadresse
den gewünschten Umstellungszeitpunkt
eine Kontaktmailadresse für buchhalterische Rückfragen

Nach Eingang Ihrer Angaben prüfen wir die Informationen und ordnen sie Ihrem Kundenkonto zu. Falls etwas fehlt oder Rückfragen bestehen, melden wir uns direkt bei Ihnen.

Angaben per E Mail senden

Falls der Button nicht funktioniert, senden Sie Ihre Angaben bitte an kundenservice-hygiene@cws.com.